Stickie~Board
Mit Hilfe des Stickie~Boards werden alle Aufgaben, die den Status "Bereit, In Arbeit, Feedback und Gelöst" haben, auf einem Kanban-Board dargestellt.
Die "neuen, erledigten und abgelehnten" Stickies können optional eingeblendet werden. Voraussetzung dafür ist eine Toolunterstützung.
Arbeitsspeicher (Status NEU)
In den Arbeitsspeicher kommen alle Aufgaben mit dem Status "NEU". Die Ersterfassung im System erfolgt laufend, abhängig von der vorhandenen Infrastruktur und ausgewählten Vorgehensweise (Papier -> toolbasiert). In der Regel soll diese Ersterfassung nicht mehr als ca. 5 Minuten benötigen. Informationen, die jedenfalls vorliegen müssen, sind vorab mit den Teammitgliedern festzulegen. Auch die Vorgabe durch den "Head" oder die "Teamleitung" ist eine mögliche Variante.
Eine Minimalvorgabe könnte sein:
- Sprechenden Kurztext (Betreff) eintragen,
- auftraggebende Stelle und
- Empfängerkreis (intern, extern) eingeben oder auswählen,
- Priorität festlegen,
- Erledigungsdatum (Deadline) angeben.
Optional:
- Beschreibung hinzufügen (liegt evtl. schon vor),
- Stickies um Anhänge ergänzen (Screenshots, Mails, ...),
- Zuordnung zu “Boxen/Projekten/Kategorien (Cluster)” vornehmen,
- Zuständigkeit (Personen oder Gruppen) zuordnen,
- Abhängigkeiten dokumentieren,
- Aufwandsabschätzung (durch definierte Einheiten) eingeben.
Die Verfeinerung der Aufgabenbeschreibung erfolgt letztendlich durch die Verantwortlichen, spätestens im Teamplanungs-Meeting oder im Zuge eines "Stickie-Run". Die Auswahl, welche Stickies bearbeitet werden, erfolgt im "Teamplanungs-Meeting". Werden Aufgaben aufgrund ihrer Größe, einer Priorisierung oder auch durch ein anderes Stickie außerhalb des festgelegten Aufgabenpakets im laufenden Stickie~Run erledigt, sind sie jedenfalls in der vorgesehenen Weise zu dokumentieren.
In sehr kleinen Organisationen wird die Anwendung von Stickie~Flow in Papierform auch funktionieren. Das "Stickie~Board" kann an einer zentralen Stelle angebracht und die Stickies als physische Zetteln von "NEU" bis "ERLEDIGT" verschoben werden. Hier wird die Dokumentation nur in einer sehr eingeschränkten Form am Stickie möglich sein (z.B. durch vordefinierte Formulare oder Ausdrucke).
Sonst empfiehlt es sich bereits vor Implementierung der Methode ein geeignetes Tool zu evaluieren und begleitend einzusetzen. Die Beachtung der Rahmenbedingungen entscheidet letztendlich über den Erfolg.
