Es erfolgt ein Statusbericht über den letzten Zyklus und die Planung des nächsten Runs wird vorgenommen:
Intervall: 14tägig | Dauer: 30-30-90 Minuten
Die erste halbe Stunde im Teamplanungs-Meeting gehört der Reflexion.
Jedes Teammitglied inklusive Teamleitung berichten vom letzten Run, was gut gelaufen ist, was weniger. Das Team entscheidet, ob Erkenntnisse an anderer Stelle weiter behandelt werden sollen. Dafür können neue Stickies angelegt werden.
Auch die CIP~Box kann für Themen verwendet werden. Hier landen jene Stickies, die als Input für das nächste Leitungsmeeting geeignet sind. Gibt es einen etablierten Prozess in der Organisation für das Einbringen von Verbesserungsvorschlägen, kann auch diese Schiene genutzt werden. Wichtig ist, dass gewonnene Erfahrungen in eine kontinuierliche Weiterentwicklung fließen und nicht verloren gehen.
Die Teamleitung entscheidet, was und in welcher Form aus den Lessons Learned an den "Head" berichtet wird.
In maximal 30 Minuten werden die Ergebnisse von den Verantwortlichen berichtet:
In den verbleibenden 90 Minuten wird aus dem Aufgabenspeicher (= Status "NEU" und "Bereit") das Aufgabenportfolio für den nächsten Stickie~Run ausgewählt. Je nach Art und Größe des Aufgabenspeichers kann die Teamleitung vorgelagert eine Vorauswahl treffen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt wird jede Aufgabe mit einem geschätzten Aufwand für die Durchführung versehen.
Je länger Stickie~Flow verwendet wird, desto genauer werden die Schätzwerte sein. Damit wird es zunehmend einfacher, die richtige Auswahl und vor allem auch die zu schaffende Menge an Aufgaben auszuwählen. Auf Basis dieser Werte lassen sich auch längerfristig immer exaktere Aussagen treffen, wann welche Ergebnisse vorliegen werden.
Ein Ziel neben der richtigen Priorisierung ist möglichst korrekte Angaben machen zu können, bis zu welchem Zeitpunkt welche Ergebnisse vorliegen werden. Dies hilft anderen Teams bei der Planung ihrer Tätigkeiten. Stickie~Flow ist eine Methode, die einen starken Fokus auf interdisziplinäre Zusammenarbeit hat.
Die einzelnen Aufgaben müssen im definierten Zeitraum des nächsten Runs erledigbar sein. Standard ist ein 14-tägiger Zyklus. Sind erfasste Tätigkeiten im Arbeitsspeicher zu groß für einen Run, sind sie so zu teilen, dass eine sinnvolle Abarbeitung in einem Run möglich ist.
Auch diese Aufteilung kann ein "Stickie" für den nächsten Run sein. Aufgaben, die sehr rasch oder entsprechend dringend sind, dürfen auch „ungeplant“ umgesetzt werden. Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied einen bestimmten Freiraum dafür hat. Nicht alles muss in den Aufgabenspeicher bis zum nächsten Teamplanungs-Meeting warten, bis es abgearbeitet werden darf.
Bei der Einführung von Stickie~Flow wird festgelegt, wieviel der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit fix für einen Run verplant wird und wie groß der Spielraum für Ungeplantes ist. Wenn keine Erfahrungswerte vorliegen, werden ca. 20 Prozent von der Gesamtarbeitszeit für ungeplante Tätigkeiten vorbehalten. Auch hier gilt, Nachbesserungen sind jederzeit möglich (-> Lessons Learned). Die Festlegungen müssen für das Team passen, hängen von den Rahmenbedingungen ab und auch diese werden sich je nach Umgebung mehr oder weniger oft ändern.
Dokumentiert wird ALLES im gewählten Tool, egal ob es in einem Stickie~Run oder zwischendurch erledigt wurde.
Ob darüber im nächsten Teamplanungs-Meeting berichtet wird, entscheidet das Teammitglied. Die Dokumentation hängt von der gewählten Methode ab. Von der Papierform, über elektronische Erfassung bis hin zu speziellen Tools ist alles möglich.
Die Zuteilung der Aufgaben für den nächsten Stickie~Run erfolgt nach dem Pull-Prinzip. Jedes Teammitglied bringt sich hierzu aktiv ein. Gibt es mehrere Personen für eine Aufgabe, entscheidet die Teamleitung.